Protéger les données personnelles de vos salariés

La nouvelle régulation européenne, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), entre en application le 25 mai 2018. L’objectif est de renforcer les droits des personnes et de responsabiliser davantage les organismes publics et privés qui traitent leurs données.

La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) donne les conseils suivants :

Protéger les données personnelles de vos collaborateurs sur leur lieu et pendant leur temps de travail c’est aussi un moyen de renforcer le lien de confiance nécessaire au bon fonctionnement de votre entreprise.

Par exemple, vous avez besoin de beaucoup d’informations pour assurer :

- la rémunération et les déclrations sociales obligatoires ;
- la tenue du registre unique du personnel ;
- la gestion adminitrative du personnel (exemple : type de permis de conduire détenu ou coordonnées de personnes à prévenir en cas d'urgence) ;
- l'organisation du travail (exemple : photographie facultative de l'employée pour les annuaires internes et organigrammes) ;
- l'action sociale prise en charge par l'employeur (exemple : les informations concernant les ayants-droit de l'employé).

Ne demandez à vos salariés que les informations utiles pour accomplir leurs missions,

Vous disposez forcément d’informations particulières (et donc à risque) sur vos salariés (coordonnées bancaires pour la paie, numéro de sécurité sociale pour les déclarations sociales…).
Assurez-vous d’en garantir la confidentialité et la sécurité. Ainsi, seules les personnes habilitées doivent en prendre connaissance. 

Informez vos collaborateurs à chaque fois que vous leur demandez des informations (exemple : mise à jour des données administratives, demande de formation, formulaire d’entretien d’évaluation, etc.).

Enfin, souvenez-vous toujours que vos salariés peuvent vous demander une copie de toutes les données les concernant que vous détenez : copie d’un bulletin de paie, état d’un compte épargne-temps, mais aussi les enregistrements téléphoniques, relevés des badgeuses, ou encore des messages envoyés via le mail professionnel – y compris lorsqu’un employé n’est plus en poste ou est en litige avec vous.

Profitez de la mise en place du RGPD pour sensibiliser l'ensemble de vos collaborateurs sur les règles à suivre en matière de protection des données et diffusez votre charte informatique.

Pour en savoir plus, cliquez ICI  

 

Lien vers le guide  

5 bonnes raisons de nous choisir.